En tant que gestionnaire du club, tu as accès à la gestion des cotisations dans l’onglet « Administratif » du menu « Club » de Génos Clubs, puis « Cotisations ».
Dans cet onglet, tu retrouveras toutes les campagnes de cotisations liées à ton club s’il y en a sinon, tu as la possibilité de créer le premier appel à cotisation de ton club.
Le premier onglet, appelé « Campagnes », te permettra de retrouver toutes les campagnes créées au sein de ton club. Tu vois apparaître le nom de la campagne, la date de création, le créateur, le statut de la campagne et les dates de début et de fin.
Tu peux à tout moment créer une nouvelle campagne en cliquant sur le “
”.
Tu peux alors choisir le nom de la campagne, mettre une description visible en interne et en externe et indiquer les dates de campagne.
Enfin tu devras choisir de notifier ou non l’ensemble de tes adhérents et de restreindre ou non l’accès des adhérents.
En passant un adhérent en “adhérant restreint”, limitera la visibilité de l’application à celui-ci, seulement à la page d’accueil et à la messagerie, tant qu’il n’aura pas réglé sa cotisation.
Le deuxième onglet est “types de licence”.
Ici, tu peux retrouver toutes les licences que propose ton club. Au bout de chaque ligne, tu pourras éditer une licence déjà définie, l’activer ou la désactiver. En cliquant sur la flèche, tu ouvriras le menu déroulant, qui te permettra de voir les différentes caractéristiques de cette licence.
Cela est personnalisable puisqu’en cliquant sur le “”, une boîte de dialogue s’ouvre et tu peux tout formater.
En effet, tu peux mettre le nom que tu souhaites, une description éventuelle, le tarif voulu, le ou les sports concernés , le nombre de places maximum autorisé (si tu le souhaites) et et les documents requis que ton adhérent devra transmettre à la signature de cette licence.
Justement pour voir ou ajouter des documents requis, clique sur l’onglet “types de document”.
Tu retrouves alors tous les documents déjà créés et demandés, que tu peux activer ou désactiver à ta guise.
De plus, en cliquant sur le “”, tu peux créer un nouveau type de document requis que tu pourras sélectionner lors de la création de types de licence. Tu indique le nom du document en question et une description éventuelle. Comme par exemple, le certificat médical, une pièce d’identité et une photo d’identité.
Bien sûr, si ton club n’a pas besoin de document spécifique, tu n’es pas obligé d’en renseigner.
Le quatrième onglet s’appelle “informations demandées”. Ici tu peux renseigner et retrouver toutes les informations que tu souhaites demander à tes adhérents lors de leur inscription ou réinscription.
Sur la page, tu peux voir les informations déjà demandées, les modifier, les rendre obligatoires ou les supprimer.
En cliquant sur le “”, tu peux ajouter à tout moment une information que tu souhaites, choisir le type de champ et la rendre obligatoire ou non.
Dans l’onglet “Remises / Codes promo”, tu retrouves toutes les remises et ou les codes promo que propose ton club pour tes adhérents. Comme pour les autres onglets, tu peux à tout moment activer ou désactiver, éditer ou même regarder le descriptif d’une remise déjà proposée.
Bien évidemment, si tu souhaites ajouter une remise, clique sur le “”.
Tu indique alors le nom que porte ta remise, une description éventuelle, le mode qui s’appliquera à cette remise, soit en pourcentage, soit en euros, la visibilité et la valeur.
Bien évidemment tu peux en créer autant que tu le souhaites.
Dans l’onglet “méthodes de paiement”, tu peux retrouver tous les moyens de paiement que ton club dispose. En effet sur l’écran d’accueil, tu retrouves le nom de la méthode, le statut et en cliquant sur la flèche tu auras le descriptif de chaque moyen de paiement.
En cliquant sur le “”, tu peux ajouter un moyen de paiement, en indiquant le nom, l’adresse, si tu autorises l’envoi par courrier, et le message descriptif. Si tu souhaites un code unique pour ce mode de paiement, tu peux cocher la dernière case.
En activant le paiement par carte bleue, les adhérents pourront directement payer par l’intermédiaire de Génos Clubs. Une commission de 1% + 0,10cts est alors prise. Tu as le choix de laisser l’adhérent payer cette commission ou que celle-ci soit prise en charge par le club. Pour cela tu dois cliquer sur les 3 points au bout de la ligne de paiement par carte bleue et “éditer la méthode”.
Dans l’onglet configuration, tu pourras rendre obligatoire ou non certains paramètres, comme le règlement intérieur, la RGPD, les documents et le droit à l’image par exemple.
Tu pourras également définir les options des moyens de paiement. En effet, c’est ici que tu pourras autoriser ou non le paiement en plusieurs fois avec plusieurs moyens de paiement ou non.
Tu pourras également ouvrir ou non la possibilité de réaliser des dons , en suggérant un montant ou non.
C’est également sur cet onglet, que tu pourras autoriser le paiement en plusieurs fois ou non.
Pour entrer dans une campagne , il faut aller sur les 3 petits points au bout de la ligne, et cliquer sur voir la campagne.
Quand tu arrives dans la campagne, tu vois les statistiques générales de ta campagne. En effet, elle regroupe l’ensemble des informations essentielles, de manière globale, qui te permet de gérer au mieux les chiffres de ta campagne.
A la droite de statistiques, tu trouveras 4 autres onglets :
Dans l’onglet “cotisations”, c’est là que tu trouveras le “tableau général” de l’état des demandes de cotisations au sein de ton club. Tu pourras voir, les demandes de licences, les licences validées ou non, les dossiers complets ou non.
En haut, tu pourras filtrer en fonction de plusieurs critères : statuts des cotisations, statuts des informations, statuts des documents, types de paiements, statuts des paiements, sources et rechercher une cotisation.
De plus, tu pourras également inviter des personnes extérieures, ou ajouter des adhérents ou groupes d’adhérents, qui recevront une notification et/ou un email, ou encore exporter les lignes sous format CSV.
Tu retrouveras donc également la liste de tous les adhérents et tu pourras suivre l’état de leurs demandes de cotisations. En effet, en cliquant sur la flèche à gauche du prénom de ton adhérent, tu ouvriras sa fiche. Sur cette fiche tu pourras contrôler les informations, le paiement et les documents demandés.
En effet, tu pourras changer le statut du paiement en cas de besoin.
Pareil, pour les documents, tu peux cliquer sur l’œil pour visualiser la photo et si elle correspond à tes attentes, tu pourras valider le ou les documents.
Une fois que toutes les informations demandées sont renseignées et validées, vous pouvez valider la cotisation au bout de la ligne.
Au bout de la ligne de l’adhérent, en cliquant sur les 3 points tu pourras “télécharger la facture”, “relancer”, “contacter”, “ajouter un commentaire”, “supprimer” ou “renseigner la demande”.
En cliquant sur renseigner la demande, le gestionnaire peut remplir la demande de cotisation d’un adhérent.
En effet, cela dirige vers la demande de cotisation qu’un adhérent peut réaliser lui-même, en suivant la notification reçue ou indiquée sur la page d’accueil.
La première étape pour remplir une demande de cotisation est de choisir le ou les types de licences que l’adhérent souhaite. Pour cela il suffit de cliquer sur la bonne licence. Une fois celle-ci sélectionnée, le contour passe en jaune. Ensuite cliquez sur “continuer”.
L’étape suivante est de renseigner les différentes informations que tu souhaites au sein de votre club, et que tu as paramétrer en amont (comme au début de cette page). Pour l’exemple, tu dois accepter ou non le droit à l’image, la RGPD et accepter le règlement intérieur. De plus, tu dois renseigner les informations personnelles. Une fois tout cela rempli, tu peux cliquer sur continuer.
Ensuite tu arrive sur “documents”. Ici tu dois déposer tous les documents demandés par ton club. Tu cliques sur “ajouter le document” et tu sélectionne parmi tes fichiers les documents en question. Tu peux à tout moment le supprimer en cas d’erreur en cliquant ici ou le visualiser en cliquant sur l’œil. Une fois tous les documents déposés, tu peux cliquer sur “continuer”.
Enfin tu arrives sur la page “paiements”. En tant que gestionnaire, tu peux choisir les remises potentielles que tu souhaites donner à ton adhérent (si tu as rentré des remises en amont).
Sinon l’adhérent peut effectuer un don à ton club, en rentrant la somme qu’il souhaite et si dans les paramètres tu as autorisé les dons.
Ensuite tu cliques sur ajouter un paiement , le montant total se met automatiquement. En cas de modification de la somme, un message d’erreur apparaît et un bouton “corriger les montants” est disponible. Cela permet de remettre la somme au bon total demandé.
Il ne reste plus qu’à choisir le type de paiement choisi. Pour l’exemple, prenons par carte bleue, ensuite on choisit la commission prise par l’adhérent , et nous pouvons voir que la somme à payer s’ajuste automatiquement.
Il ne reste plus qu’à cliquer sur payer et à valider ses informations bancaires.
