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Gestion documentaire

1. Visualiser les documents

Sur Génos Clubs on propose la gestion documentaire dans laquelle il est possible de déposer ou visualiser des documents. 

Pour cela , il te suffit de cliquer sur l’onglet documents du bandeau latéral. 

Tu arriveras alors dans ton dossier utilisateur. Tu pourras déposer, visualiser et partager les dossiers et documents que tu souhaites. 

2. Naviguer dans tes documents

Une fois dans la gestion documentaire double clique sur le dossier que tu souhaites consulter. En faisant cette manipulation, tu auras accès aux documents qu’il contient. 

A tout moment, tu peux te repérer dans l’arborescence dossier grâce au fil d’ariane. Ce menu te permet de revenir en arrière rapidement, en maintenant un suivi de ton parcours.

Si tu double clique sur un document, que tu souhaites consulter, il se télécharge automatiquement.

3. Le menu contextuel

En faisant un clic droit sur la page documents, tu feras apparaître le menu contextuel de la page. 

Tu auras la possibilité de téléverser un nouveau document, ajouter un lien et/ou créer un dossier dans le dossier courant.

Descends un petit peu pour voir le détail de ces menus

En faisant un clic droit sur un dossier tu peux réaliser plusieurs actions comme le renommer, afficher les détails, le supprimer ou encore ouvrir le dossier dans un autre onglet de ton navigateur.

En réalisant un clic droit sur un document, plusieurs fonctionnalités vont apparaître en fonction de tes droits sur le fichier : le télécharger, le renommer, afficher les détails de celui-ci et/ou le supprimer.

Regarde un peu plus bas le chapitre sur la gestion des droits

4. Téléverser un fichier

Pour téléverser un nouveau fichier, fais un clic droit dans ton espace documentaire, clic sur téléverser et choisis le fichier que tu souhaites importer.

La taille maximum autorisée du fichier est de 20 mo maximum

5. Ajouter un lien

Grâce à la gestion documentaire sur Génos Clubs tu peux également ajouter un lien, vers une vidéo youtube, un fichier dropbox ou encore un fichier drive. 

Pour cela il te suffit de faire un clic droit dans tes documents et cliquer sur ajouter un lien

Il ne te reste plus qu’à insérer ton lien et le titre. 

Cela te permettra de référencer toute source documentaire intéressante pour toi ou ton club tout sans avoir besoin de la téléverser sur Génos Clubs.

Pour les liens vers les plateformes qui possèdent aussi des restrictions d’accès, prend le temps de vérifier que ceux qui auront accès à ce lien dans Génos Clubs est aussi accès au lien dans Google Drive par exemple 😉

6. Créer un dossier

Pour créer un nouveau dossier, fais un clic droit dans ton espace documentaire et sélectionne créer un dossier.

Tu pourras ensuite entrer le nom du dossier que tu souhaites. 

7. Afficher le détail d’un document

Pour afficher le détail d’un document, il te suffit de faire un clic droit sur le fichier en question. Ensuite tu clic sur afficher les détails.

Tu pourras voir qui à accès au document, la date de création et de modification, le propriétaire et le type.

8. Gérer les restrictions

Dans ton espace documentaire, tu as trois niveaux de droits : 

  • La lecture seule, qui permet d’ouvrir un document, d’afficher le détail et de télécharger s’il s’agit d’un dossier.
  • Le niveau lecture + modification, permettra de lire et de modifier le document
  • Le dernier niveau de droit est l’accès à la lecture + la modification, mais aussi à la suppression du fichier. Il permet de supprimer le document mais aussi de gérer les droits liés à celui-ci.

Rendre un dossier ou un fichier public

Seules les personnes créatrices du document ou ayant un accès complet sur celui-ci peuvent procéder à cette action.

Pour rendre un dossier ou un fichier public, il te suffit de faire un clic droit sur le dossier/fichier que tu auras créé/téléversé. Clique sur afficher les détails. Ensuite, tu peux cliquer sur le cadenas en haut à droite et cliquer sur rendre public

En réalisant cette opération, cela permettra de rendre accessible ce dossier/fichier aux personnes extérieures à Génos Clubs. 

Rendre un dossier accessible pour un rôle

Seules les personnes créatrices du document ou ayant un accès complet sur celui-ci peuvent procéder à cette action.

Dans ta gestion documentaire, chaque dossier ou fichier que tu déposeras pourra être accessible, en fonction du rôle de chaque membre. 

En effet, en réalisant un clic droit sur le dossier en question et en cliquant sur afficher les détails.

Ensuite, clique sur le cadenas et ajouter un rôle

Tu pourras ensuite choisir le rôle que tu souhaites (adhérent, coach ou gestionnaire) en fonction des droits que tu choisiras. 

Se référer au chapitre précédent sur les droits

Supprimer une restriction 

Pour supprimer une restriction, comme par exemple un droit, un rôle ou l’ouverture du fichier au public, il te suffit de réaliser un clic droit sur le dossier en question et d’afficher les détails

Le bandeau latéral droit s’ouvre.

Tu n’as plus qu’à cliquer sur      pour supprimer la restriction que tu souhaites.

9. Renommer un document

Pour renommer un document dans ton espace documentaire, il te suffit de faire un clic droit sur le document que tu souhaites modifier et de cliquer sur renommer

Tu pourras ensuite mettre le nom que tu souhaites à ton document.

10. Obtenir le lien de partage d’un document 

Pour obtenir le lien de partage d’un document, il te suffit de faire un clic droit sur le fichier que tu souhaites, et de cliquer sur lien de partage

Tu auras ensuite le choix entre un lien de partage en interne, exclusivement pour tes adhérents, qui renverra sur l’application Génos Clubs directement personnes devront se connecter pour pouvoir accéder au contenu. 

Ou un lien pour les personnes externes au club, qui permettra de transmettre des documents stockés sur l’application Génos Clubs à n’importe quelle personne.

Parfait pour partager le dossier d’inscription aux personnes désirant rejoindre ton club 😉

11. Supprimer un document

Pour supprimer un document dans ton espace documentaire, il te suffit de faire un clic droit sur le document que tu souhaites et de cliquer sur supprimer

Seuls les propriétaires d’un document ou ceux qui ont un accès en suppression sur le celui-ci peuvent supprimer un document !

12. Présentation du dossier club

Dans ton espace documentaire, une fois après avoir rejoint ton club, tu retrouveras automatiquement un dossier club. Ce dossier permet de regrouper toutes les informations internes au club. 

Par défaut, tous les adhérents de ton club ont un accès en lecture sur les documents du dossier. Libre à toi de créer des nouveaux dossiers avec des nouveaux droits selon les rôles de chacun.

Nous pouvons te conseiller de créer un dossier avec des droits pour les adhérents , un dossier avec des droits pour les coachs et un dossier avec des droits pour les gestionnaires.

Pour paramétrer les droits, remonte au paragraphe 8 🙂
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